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作業に期限を決めましょう!

 

なんとなくだらだら仕事したり、すぐに終わりそうだからと期限を決めないタスクはありませんか?

優先度が低いので期限を決めないタスクがあるのはわかりますが、しっかり期限を決めることでタスクがしっかりタスク化されるということを認識しましょう。

期限なき作業は作業ではない!?

やるべきことを列挙し、優先度を決める。ここまではよくあるタスクの整理となっています。

そのタスクに作業期限を決めていますか?

直近で取り掛かる作業や優先度が高い作業、もともと期限が決まっている作業は比較的簡単に期限を決めることができますが、それ以外の細かい作業や優先度が低い作業は項目だけ挙げて期限は未記入というパターンもあるかと思います。

期限がない=後回しにしてもOKという状態になり、なかなか完了にならないこともあります。

タスク管理をするということはタスクを挙げるだけではなくしっかり期限を決める、もしくは期限を決めるための期限を決めることも大切となります。

作業に期限を決める理由

タスク化する上で期限を決めるのはセットで行うべき作業になります。

理由としては、、、

期限がないと常に作業劣後となり終わりにくい

積み重なるタスクが増える

タスク化の認識を持つ

です。

期限がないと常に作業劣後となり終わりにくい

タスク一覧を見ると、優先度が高いもの・期限が間近なものから目立つように記載しますよね?それは当然そうなります。早く終わりにするべきタスクは目立つ方が良いので・・・

反対に優先度が低かったり期限が他と比べられない(=期限がない)タスクは目立たない最下部や端に書かれることも多いですよね。

目立たない作業は意識から外れやすく、結局長い間放置されることもあります。

せっかくタスク化されて一覧をみてタスクの多さに満足しても、やらないタスクであれば書く意味すらありません。

人は目に見える数字に意識をとらわれがちなところもありますので、少し余裕をもった期限でもいいのでしっかり期限を設定することが重要です。

積み重なるタスクが増える

タスク一覧というのは最初に作成したときから全てのタスクが終わるまで変更されない!ということはありません。

タスクは日々変動していくもので、ものによっては作業が増えたり、割り込み作業が発生したり、作業不要になってやる必要がなくなったり、、、色んな事があります。

超重要や超急ぎの作業が発生する場合もありますが、その他優先度中の作業が発生したとき、最初から挙げていた優先度低の期限なしタスクはどんどん後回しにされます。

これは結局期限がないタスクにとりかかえる時間が後ろに倒れ、また別の作業が入ってまた後ろに倒れの悪循環となります。

後ろに倒れ続けることで消えるようなタスクであれば始めから一覧化する必要もなく、消えない作業であれば反対にしっかりと期限を決めて作業にする必要があります。

タスク化の認識を持つ

やはり期限がないタスクは頭の中から落ちやすくなります。

期限があることで人は期限に間に合わそうと逆算してアレコレ考えることができます。

アレコレ考えるから作業として進むわけで、期限がないとタスクという認識すら頭から落ちます。

他に期限付きのタスクはたくさんありますからね!

優先度の高さが決まる要因の一つとして期限があります。というか期限がほとんどかと思います。

今すぐやらなくてよいタスクかもしれませんが、先延ばししすぎるとタスクが腐りますので腐る前の目途をつけて期限を設けることがよいと思います。

 

期限がない作業はこうなる!

ここは「作業を決める理由」部を読んでいただければわかることですが、

とりあえずタスク一覧に挙げて満足度はUP!

他のタスクに埋もれて頭の認識から外れる!

気付いた頃には挙げていた当初より半年以上経過している!

半年も経つと期限付きタスクも増え結局削除する!

これを経験された方は多いかと思います。意識していなくてもこのようになっていることも多いはずです。

もしかしてタスクの要否を見極める一つの方法かもしれませんが、タスク一覧に無駄なものを掲載すると本来管理すべき必要なものも見にくくなるので、やはり無駄なタスクは挙げずに取り組まないのが一番です!

 

延期の場合も理由と延期後の期限が必要

仮決め期限でも期限までに作業ができない場合もあります。

その場合はしっかり延期しましょう!もちろん対外的な期限がある場合は先方と調整しましょう。

対外・対内どちらにせよ共通して言えるのは「とりあえず1週間延ばします」というのは絶対にNG!

なせかというと、理由なき延長は意味がないからです。

延長するには現状整理と今後の見込みをしっかり整理し、課題がないかも含めて期限を決める必要があります。

対外的な期限であればなおさらそのような説明が必要となります。

 

期限だけではなく工数も管理しよう

タスクには規模の対象様々な大きさがありますが、期限を決めるだけではなく工数もしっかり決めましょう。

工数は事前に決め、実際の作業と比較することが重要です。

工数とは

製品を造り上げるなど一まとまりの仕事を仕上げるまでに要する、作業手順の段階数となります。

つまり開始から終了まで具体的に何時間かかるのかを想定します。

何時間かかるか想定するにはタスク化の時点である程度の作業内容を把握することが必要となります。作業内容に即して自身が完了するまでのおおよその時間を決めましょう。

タスク化の時点で作業の全容が見えないときは初動となる動きをするのにどのくらいの時間がかかるのか見込み、その後作業を進めていくうえで後続の工数を定めていけば問題ありません。

予定と実績を比較する、これをすることでスムーズに作業を行えていたのか確認しましょう。

予定時間の方が多い場合。

実績の時間が短いのはなぜかを整理します。予定時の想定タスクが多すぎたのか、見積り時間が甘かったのか、実作業にぬけがないのか。。。などです。

実績時間の方が多い場合

予定時間が短いのはなぜかを整理します。予定時の想定タスクが少なすぎたのか、見積り時間が甘かったのか、実作業で余計ないことをしていないのか。。。などです。

繰り返すことで作業見積りの精度が上がります。

作業見積りの精度は重要です。見積りの精度が正しいから無理のない期限を決めることができます。

期限を決めることができると作業整理がしやすくなります。

荷物を箱に詰める時、大きさがしっかりわかるときれいにものを箱に詰めることができますよね!?

それと同じように期限や工数がわかっているタスクは効率よく作業を進めることができます。

効率よく作業を行うことで1日の作業が充実し、また対外的な調整もスムーズに行いお客様からの信頼獲得に繋がりやすくなります。

作業を漠然と捉えず、詳細までしっかり考え込むクセも付きますので是非習慣づけてください!

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