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作業効率化、オススメツール4選!

事務作業を行う際に繰り返し同じような作業をすると効率化することで作業時間を大幅に短縮化することができます。

身近なツールを使って作業効率化するための方法を説明します。

ツールを使う理由

大量データの比較や大量データの繰り返し処理を人海戦術で行うと、ミスが生まれやすくなります。ミスはその後の作業に影響を与えるため、ミスが発覚してから検証まで多くの時間を費やす必要がります。

例えば、1日30分かかる作業があるとすると20営業日で30分×20営業日=600分(10時間)のコストとなります。

10時間の作業を時給1000円で換算すると10,000円の作業となります。

ミスがあることを鑑みて1.5倍の作業量と仮定するとコストは15,000円まで膨れます。

特徴1:ミスがない

ツールは予め設定した関数やプログラムを利用して作成します。

そのため人海戦術で対応した場合に比べ、ミスがなくとてつもない速さで処理が終わります。

しっかりテストしたツールであればミスがなく、作業後に検証不要というのは大きな効率化になります。

 

いつでも・誰でも・何度でも作業ができる

ツールはパソコンさえ起動していればいつでも使えます。人が作業する場合は作業時間が空いたりしないとできません。夜中に睡眠時間を削ってすることは、、、できますが辛いです。

また人が作業すると属人化する傾向にあり、人によって精度が異なる場合もあります。

集計など作業時間がかかるものは何度でも・・・というわけにはいきません。一度作業が終わってやり直しをするときは精神的なストレスがとても高いです。

ツールであればいずれも解決です!

ボタンひとつで多くの処理をこなすことができますので、ボタンさえ押せればいつでも!ボタンさえ押せれば誰でも!ボタンさえ押せれば何でも!ツールを実行することが可能となります。

 

おすすめツール

ツールとはそのまま使えるものではなく、ツールとして作成できるソフトを指します。

既成ツールであると自由度が低いですが、自分で作ったツールであれば自由自在に処理を組むことができます。

Excel関数

Excelには色んな関数が準備されています。関数をうまく使うことで、データを貼り付ければそのまま結果を出力できるようになります。

よく使う関数を紹介します。

VLOOKUP

表を縦方向に検索し、特定のデータに対応する値を取り出すExcel関数です。VLOOKUP関数を使用することで手入力をしていた大量のデータも自動的に入力が可能となります。

利用例:2つの表データを特定のキー項目で突合し必要な情報を集約する際に便利です。

COUNTIF

ある範囲に含まれるセルのうち、指定された単一の検索条件に一致するセルの個数を返します。この関数を使うことで指定文字が入っているセルの個数や逆に指定文字以外のセルの個数を数えることができます。他の使用例としては、空白セル以外を数えたいときにCOUNTIF関数を使用します。

SUM

セル範囲に含まれる数値の合計値を求める関数です。セルの範囲指定については、1つずつセルを選択して指定したり、ドラッグでまとめてセル範囲を指定することも可能です。合計する対象が数値文字列の場合は、計算の対象となりません。

SUMIF

指定された検索条件に一致するセルの値を合計する関数です。

SUM関数は指定した範囲をすべて合計しますが、SUMIF関数では条件を指定することで合計する対象を絞ることができます。

文字列結合

指定したセルの文字列を連結することができます。セルの値以外にも式に固定文字を設置することでセルの文字列+固定文字列の組み合わせも可能となります。

セルの値以外で固定の文字列を作成したい場合は文字列結合を利用することで可変的に文字列を作成することが可能です。

Excelマクロ

Excelに標準で搭載されているマクロ(VBA)を使うことで自在にプログラムを作成することができます。

セルの情報を読み書きしたり、ファイルを開いたり、ファイルに出力したり、、、もちろん計算などの集計処理も簡単に実装できます。

オリジナルフォームを作成することで値を入力しデータを検索したり、ボタンを作成することでボタントリガーで処理を開始することができます。

Excelマクロはインターネット上にも多くの情報があるため困ったときはインターネット検索をすることでほとんど解消することができます。

これからプログラミングなどを勉強したい方の入門編としてもおすすめです。

テキストエディタ・マクロ

テキストエディタとして有名なツールは「秀丸」や「sakura」などがあります。※秀丸はシェアウェア。

どちらもマクロを使用することができます。マクロとはキーボード操作を記録することで自動的にプログラムを生成し、マクロを実行すると記録したマクロ(プログラム)を実行することが可能となります。

規則正しく並んだデータを繰り返し処理で編集する場合に役立ちます。

記録したマクロはファイルに保存することも可能で、マクロを呼び出すことで毎回同じマクロを実行することも可能です。

テキストエディタ・正規表現

「秀丸」や「sakura」では正規表現が利用できます。

通常の検索では指定できなかった範囲が正規表現を利用することで可変的に検索できます。検索した文字列は違う文字列に変換できるので非常に便利です。

例えば改行を別文字列に変換したり、タブをカンマに変換したりできます。

銭湯の文字からタブまでという検索も可能となります。

一度使うと非常に便利なのがわかりますが、正規表現を覚えるには慣れが必要となります。

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