WebFamil 社内での情報共有やコミュニケーションを図るためメールなどが使われることも多いです。しかし業務における多数の情報をメールだけで管理することは非常に難しくなり、情報が埋もれ業務効率が低下する恐れがあります。今回はLINEWorksを使ってどのように問題を解消したのかを解説いたします。
社内問題点
今回はクライアント様より以下の問題点があがっており、解決するために何か良い方法がないかという依頼でした。クライアント様から挙がった問題点は主に以下の内容となります。
前提
今回のクライアント様は複数店舗を管理する企業となっており、店舗間での情報共有や連絡を一斉に管理したい。となっており場所が離れた場所でも迅速かつ簡単に情報共有できることを希望しております。
- 各店舗同士で簡単にコミュニケーション（情報伝達）をとれるようにしたい。
- 全店舗へ一斉に連絡できるようにしたい。
- 複数店舗の関係者と離れた場所でも会議などの話し合いができるようにしたい。
- 業務マニュアルなどを一元管理し各店舗から参照できるようにしたい。
上記問題点を解決し、業務がより効率的となるようツールの導入を検討したいということでした。
社内コミュニケーションツールとは
社内でのコミュニケーションを図るためオンライン上のツールはいくつかあります。
ツールを選ぶポイント
いざツールを導入しようとしても数多くのツールがあり、どれを選ぶのか悩むところがあります。ツールを選ぶポイントを挙げましたので、選んだツールがポイントに適しているかご確認ください。
問題点は解消できるか
何よりもここがポイントになると思います。せっかくツールを導入しても本来解決したい問題点を解消できないのであれば本末転送です。
そこでツール導入前にはまず問題点と解決したい点の優先度を決め、ツールの機能と照らし合わせながらどこまで解決できるのかを確認しましょう。
ランニングコストはどれくらいかかるのか
ツールごとに費用がかかる場合もあります。初期設定費や月額費など。利用者数と利用する機能によって料金プランなどが異なりますので、規模と機能をしっかり把握したうえで費用対効果を検討しましょう。
解約やプラン変更はわかりやすく案内されているか
プランにおいて無料プランから有料プランへの変更、有料プランの上位変更は実施できるツールは比較的多いと思います。ただし有料プランの下位変更や有料プランから無料プランへの変更などが可能であるかを事前に確認しましょう。
ツールを利用してみると当初見込んでいたほど機能が不要であった、利用人数が減員することで利用者数が減ったなどとさまざま変化が起きたことを想定し、その場合でもしっかりプラン変更可能であるかを事前に確認しましょう。
プラン変更などを想定していない場合は検討不要の項目となります。
社内のITリテラシーを超えた画面操作となっていないか
ツールにおける使いやすさとは重要なポイントとなります。どんなに多くの機能を備えたツールでも利用する人に使いづらく、利用できないツールであれば活用することはとても難しく誰も使わないツールとなってしまう場合があります。
利用者（従業員）のITリテラシーがどのレベルであるのか、管理者のITリテラシーがどのレベルであるのかを明確にしておくことで画面操作などに困らずスムーズに利用するツールを選択することができます。
ITを使いこなすための技術を指します。例えばツールを導入した場合にすぐに理解ができて使いこなせる人と、すぐにはわからず人におしえてもらって使える人がいます。
利用者・管理者がどのレベルまでITを使いこなすことができるのか、またそれに見合った画面になっているのかをしっかり確認しましょう！
LINEWORKSを選んだ理由
クライアント様の意向を加味したうえでいくつかのツールを検討し、結果LINEWORKSを導入することにしました。その理由は以下の通りです。
操作がわかりやすい
やはり一番の理由は操作性の良さです。利用者は30代～50代の女性が多くかつLINEを利用している方が多かったということが理由となります。
ツールを選ぶポイントでも挙げている通り、利用者にとって使いやすいツールが一番活用できるものとなります。
色んな機能を備えている
LINEWORKSでは数多くの機能が揃っています。
- トーク機能（個別トーク、複数トーク）
- ビデオ通話機能
- カレンダー機能
- タスク管理機能
- アンケート機能
- 共有アドレス帳
- オンラインストレージ機能
操作性がわかりやすいうえに、多くの機能があり、離れている他店舗の従業員との情報伝達に活用できる機能が多いです。
無料プランでお試しができる
LINEWORKSの料金プランには無料プランが存在します。まずはフリープラン（月額0円）から始め、機能を確認してから有料プランへ変更するのも良いと思います。
ツール導入に必要なもの
ツールを利用するためには端末とインターネット環境が必要となります。
端末
今回クライアント様には店舗で使う端末としてタブレットを提案致しました。
利用用途が明確で、パソコンより安価で、持ち運びができて、LINEWORKSが導入できるためです。
今回購入したタブレット端末
 | HUAWEI（ファーウェイ） MediaPad M5 lite 8-32GB / Wi-Fiモデル[8インチ / メモリ 3GB / ストレージ 32GB] JDN2-W09 価格:37,875円 |
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インターネット環境
LINEWORKSはインターネット環境が必須となります。設置場所にインターネットがない場合は用意する必要があります。最近のインターネット環境では工事などが不要で置くだけでインターネット環境が整うものがあります。
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導入後の感想
業務効率化を図るためにはしっかりとした情報連携・情報共有が大切となります。
そのためにはまずは環境を整え社員間でも問題などを滞りなく共有することからより良い会社作りに繋がるのではないかと思います。
いきなり全社員で始める前に一部の社員でテスト運用を行いしっかり運用マニュアルを作成してから全社員で活用していくことが良い進め方と思います。