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案件管理システム構築

業務で発生する案件を従来はエクセルを使って管理していたが、業務の煩雑性などもあり業務管理ミスが発生し、請求などにも影響があることからシステムを導入し、厳密なデータ管理と業務改善を行うことを目的とする。

環境

  • PHP
  • Javascript
  • HTML
  • CSS
  • MySQL
  • Excel
  • PDF

システム概要

案件発生時から案件のステータス管理及び発生した業務の請求書作成までを行うシステム。入力したデータは顧客ごとなどに集計しデータ分析を行えるようにする。

利用営業所が複数あるため離れた拠点でもデータを共有化する。

対応方針

現行エクセルで管理しているデータをシステムにて入力できるように対応。また入力したデータはエクセルで出力しファイル管理も行うようにする。

請求書は出力したデータを改ざんできないようPDFファイルにて出力する。

機能概要

画面

  • 案件管理:案件情報及び付随する情報の管理を行う
  • 配布員管理:案件に紐づく配布員、配布場所などの管理を行う
  • 請求管理:請求書の発行及び請求書発行日の管理を行う
  • 入金管理:請求データに対する入金情報の管理を行う
  • 売上管理:月ごと、取引先ごとに売上金額を集計し一覧表示する
  • 得意先マスタ:システムで利用する顧客情報管理を行う

帳票

  • 請求書:締め日単位で顧客ごとに明細付き請求書をA4縦で印刷する

Excel出力

  • 依頼書:配布員へ渡す依頼書をエクセルに出力する
  • 発注書:業者への発注書をエクセルに出力する
  • 報告書:顧客への報告書をエクセルに出力する
  • 台帳:社内管理用の台帳をエクセルに出力する
  • 支払い管理表:顧客の入金一覧をエクセルに出力する
  • 外注依頼書:外注先への出金一覧をエクセルに出力する

システム導入後の効果

従来エクセルのみで管理していたことから他拠点のデータが共有できず請求などに差異が発生していたが、システム導入をすることでデータを共有化でき、金額計算もシステムで行うことで間違いがなくなった。

取引先からくる明細との突合せについてもシステムで出力する一覧をベースに確認することで確認時間が大幅に短縮となった。

現在もシステムとしてより改善し、従来の業務改善及び効率化を図り、適宜機能追加を行っている。

デモ画面

・・・準備中・・・